Overflow på mailservere er stadig et problem

Efter de seneste seminarer, som DocTech har afholdt sammen med Orchestra, kan vi drage konklusionen. Mængden af mails og størrelsen af dem stiger stadig eksplosivt. Og løsningen er ikke bare at investere i flere diske. Backup vinduet bliver ved med at øge.

Vi kan også konkludere at mange virksomheder stadig benytter sig af det kendte trick med at sætte en øvre grænse for størrelsen af medarbejdernes mailbox.

Og det er en rasende dårlig løsning.

Den fremtidige værdi af en mail kan altså ikke afgøres indenfor nogle få minutter, hvor man bliver nødt til at rydde op og give plads til en mail, som medarbejderen absolut skal bruge her og nu.

Virksomhedens ledelse bliver nødt til at påtage sig ansvaret for at dokumentation, know how og integritet sikres via en sikker arkivering af e-mails. Vel at mærke i et system, som er indrettet til det. Ikke i en arkivfil på medarbejderens arbejdsstation eller laptop. Det er stadig de færreste som tager backup af disse.

Løsningen er heller ikke at lade medarbejderne arkivere på serverne. Her ligger de bare i hundredvis af kopier og optager plads, hvor der tages backup dag efter dag af de samme filer.

Næh, løsningen hedder stadig Information Lifecycle Management – ILM.

Det lyder for de fleste som et udtryk for noget, som er meget dyrt og besværligt og som kræver at IT-afdelingen bliver nedlagt i måneder.

Men det er faktisk ikke så svært. ILM med fokus på e-mails kan implementeres på ca. en uge. 1 uge. Det er for godt til at være sandt i en IT-chefs eller økonomichefs ører.

Vi er dog så sikre i vores sag, at vi tilbyder implementeringer af sikker e-mail arkivering med EmailXtender, på fast pris og typisk en uges arbejde. Vel at mærke en løsning som er blåstemplet af de amerikanske myndigheder og overholder all krav til kendte regulativer.

Og som vil aflaste servere og IT-administratorer og dermed spare penge. Samt give bedre nattesøvn til Risk Managers, Compliance Officers og Direktører som kunne risikere at være bekymrede over virksomhedens dokumentation.

Hvorfor skal vi drukne i CMS systemer ?

Der går ikke et kursus hvor jeg ikke bliver præsenteret for et nyt CMS-system, som et lille ukendt softwarehus eller webdesigner har udviklet og som selvfølgelig er verdens 7. vidunder, da det lige netop er smart til at gøre noget som naboens fætters CMS ikke kan.

Danmark er simpelthen befolket af enmandshære af webdesignere, som absolut også skal udvikle deres eget CMS system. Og de er billige både at købe og at drifte. For webdesigneren har også lige en server stående ude i kosteskabet, som ikke er fyldt op endnu. Og der er 24x7 overvågning, da han jo sover lige ved siden af den.

Nå spøg til side og alvor på bordet.

Hvis al den tid med udvikling af eget CMS system blev anvendt til at bygge gode, solide og gennemskuelige løsninger på et af de velkendte Open Source platforme, ville de gøre deres kunder en stor tjeneste. Hvorfor dog udvikle den dybe tallerken fra bunden hver gang?

Brug dog f.eks. TYPO 3 eller Joomla eller et tredje Open Source CMS og brug tiden på at lave gode løsninger i stedet. Kunderne vil blive meget glade. Specielt når de når så langt, at de opdager at der er noget der hedder søgemaskineoptimering. Det er nemlig ufatteligt hvor besværligt det er at rette en hjemmeside til, så den bliver søgemaskinevenlig og synlig på Google, når den underliggende platform er kropumulig at håndtere.

Automatisk og manuel styring af titler, description tags, nøgleord, ankertekster eller URL’er er en by i Kaukasus for mange af disse vidundere, som er solgt i 4,5 eksemplarer.

Det er jo lidt synd for kunderne at vi bliver nødt til at anbefale dem at flytte til en ny platform, og det faktisk er billigere end at reparere på noget, som ikke kan repareres.

Så kære Webdesigner. Gør som en hel del af dine kollegaer – kom på et kursus i søgemaskineoptimering og lær i det mindste hvad et CMS skal kunne håndtere, for at være søgemaskinevenligt og gør det billigere for kunderne at blive fundet på Google. Så kan I måske indse at der allerede er rigeligt med Content Management Systemer på markedet. Brug dem der findes og byg bedre løsninger for jeres kunders og jeres egen bankbogs skyld.

Hvem prioriterer det offentliges IT-sikkerhed?

Jeg sendte for ca. 1½ år siden en mail til den digitale taskforce, for at spørge hvilken holdning denne havde til sikring af elektroniske dokumenter modtaget og afsendt i form af e-mails til eller fra en offentlig myndighed – f.eks. en kommune.

Umiddelbart efter modtog jeg en venlig mail om at spørgsmålet var sendt til sagsbehandling i KL (Kommunernes Landsforening) og at jeg ville blive kontaktet af en navngivet person. Og at jeg i øvrigt kunne finde svar på mine spørgsmål på KL’s hjemmeside under sektionen om arkiver og arkivering.

Der er ikke sket noget siden. Og der sker ikke noget som helst, når man inviterer navngivne personer i kommunerne til seminar om emnet: Sikker e-mail arkivering.

I al den tid jeg har diskuteret denne type løsninger med kommunale IT-chefer, har svaret været at der ikke er penge til sikring af dokumentation – underforstået borgernes data.

Problemet affærdiges ofte med at kommunerne har deres ESDH-systemer (Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering) hvor mails til og fra borgerne bliver opbevaret og kan genfindes.

Jo tak, men hvor findes den mail, som tilfældigvis – ved en menneskelig fejl eller andet – er blevet slettet undervejs til ESDH-systemet. Eller har fået forkerte metadata påført. Eller er blevet slettet med vilje.

En slettet mail som er modtaget og slettet før backup proceduren igangsættes efter arbejdstid er tabt for ever. Også i en kommune eller i en region – ikke kun i private virksomheder.

De kommuner jeg har talt med, affærdiger ikke engang emnet som irrelevant eller min virksomhed som for lille til at tage diskussionen med. Jeg har været til adskillige præsentationer hos kommunale og regionale IT-chefer, som alle kan se at det kan give bedre datasikkerhed, mindre omkostninger til storage og kortere tid til eventuel restore.

Men svaret er hver gang og igennem flere år, at der ikke er penge til IT-sikkerhed lige nu.

Mit firma, DocTech, afholder nu igen gratis seminarer omkring sikring af e-mails af hensyn til dokumentation og aflastning af mailservere. Og har troligt støttet postvæsenet med indbydelser til den offentlige sektor. Men hvem glimrer med sit fravær? Netop de offentlige.

Jeg tillader mig at citere fra publikation med henvisning til cirkulære om elektronisk arkivering hos offentlige myndigheder:

Vi håber, at denne publikation og det udsendte cirkulære vil fremme offentlige institutioners indførelse af elektroniske sagsbehandlings- og arkivsystemer, og på den måde være med til at gøre den offentlige forvaltning mere effektiv.

Frank Jensen, forskningsminister
Jytte Hilden, kulturminister

…

VI. Ikrafttrædelse

§7 Bestemmelserne i dette cirkulære træder i kraft den 1. januar 1996.

Stk. 2. Myndigheder, der før cirkulærets ikrafttrædelse har truffet beslutning om overgang til elektronisk dokumenthåndtering mv., skal inden 4 måneder foretage anmeldelse samt indsende beskrivelse til Statens Arkiver, jf. §2, stk. 2, og §3, stk. 2.

Rigsarkivet, den 23. november 1995

Men måske en ny regering kan ændre på tingene?

SMX Stockholm giver nye Google tips og tricks

Vel hjemkommet fra Search Marketing EXPO – SMX Stockholm, er hovedet så fuld af ny information om både søgemaskineoptimering og søgemaskine markedsføring, at det lige skal have lov til at bundfælde sig. Det var lidt overvældende meget information på to koncentrerede dage.

Konferencen var delt op i to spor: Søgemaskineoptimering og søgemaskine markesføring - SEO og SEM. Stuart og jeg fulgte et spor hver, så vi har det hele med hjem. Og det vil komme vore kunder, kursister og besøgende til gode i fremtiden.

Vi mødte eksperter fra Google, Yahoo, Microsoft, SEOmoz og mange andre. En dansker var der også. Dennis Mortensen fra Indextools var kommet hele vejen fra Budapest og holdt et godt indlæg om nogle værktøjer, som de udvikler i Ungarn. Check www.indextools.com

I vil sikkert kunne finde blogs som afslører de bedste nyheder indenfor SEO og SEM, men ikke her.

Hvis du vil vide mere om hvad vi lærte på SEO konferencen i Stockholm, bliver du desværre nødt til at tilmelde dig vores e-mail service SEO tips & Tricks. Du får ikke engang et link, men bliver nødt til at lave en Google søgning på denne service, som er gratis de første 3 måneder.

Det skal ikke være for let, vel?

P.S. Du er velkommen til at sende anonyme kommentarer, men de vil ikke blive offentliggjort eller modkommenteret. Hvis du ønsker at levere en anonym kommentar, bliver du nødt til at medsende dit navn og e-mail adresse, så jeg ved hvem du er.

Google, SEO og SEM kræver mere mandskab

DocTech udvider SEO afdelingen med ansættelsen af Stuart Bishop, som skal supplere os på søgemaskineoptimering, men især fokusere på optimering og administration af Google Adwords kampagner for kunder.

Stuart er englænder og har arbejdet med SEO og SEM - Search Engine Marketing - Søgemaskine Markedsføring i flere år. Han har haft stor succes med at give flere webshops bedre eksponering på Google. Både hvad angår synlighed i de naturlige hits, men også bedre Return of Investment på Google annoncering.

Stuart er allerede i gang med optimering og administration af de første kunders Adwords kampagner, både lokalt danske men også nordiske kampagner. Han mener at opgaven bliver lidt lettere i Skandinavien, da kampen om pladserne trods alt er lidt lavere end i England. Hvis man måler rent befolkningsmæssigt, er Danmark mindre end 1/10 af Englands. Til gengæld er Google’s markedsandel større, så det vejer i den modsatte retning.

Sammen med Stuart er jeg nu ved at planlægge kurser i Google Adwords, så vi deler vores viden ud til dem der ønsker at gøre det selv. Eller i det mindste gerne vil vide hvordan det fungerer.

Det at køre Google Adwords kampagner kan umiddelbart synes let og Google gør da også hvad de kan for, at få annoncører til at gøre det selv. Men der er efterhånden blevet så mange knapper at skrue på, så det ikke længere er let for menigmand at køre optimale kampagner. Med optimale kampagner mener jeg annoncering der giver størst mulig Return of Investment. Altså størst muligt salg pr. marketingkrone.

På den anden side er Google Adwords ét af de hurtigst voksende medier, der især på ét felt slår alle andre. Det er her man hurtigst kan få et budskab ud og ikke mindst hurtigst kan aflæse effekten. Den kan aflæses i logfilen allerede efter mindre end en time.

Lige nu er vi begge ved at pakke sammen for at tage på 2 dages SEO og SEM konferencen Search Marketing Expo - SMX i Stockholm. Vi skal jo også lære noget, for at kunne undervise i det og der sker hele tiden noget nyt i SEO-verdenen. Internettet er jo dynamisk, som den hurtige sælger engang belærte mig, da han ikke ville give garanti for at SEO virkede. Det motto vil følge mig hele livet. Tak for det.

SOX compliance som argument med bind for øjnene

Da jeg for snart længe siden - ultimo 2004 i think - deltog jeg i en del seminarer omkring e-mail arkiveringsløsninger, som blev præsenteret som den evige løsning på compliance problematikker.

Jeg har sikkert nævnt det i en tidligere artikel, men nu får du historien igen. Dinosaurer har ret til at gentage sig selv. Jeg har personligt arbejdet med e-mail arkivering i en menneskealder. Vel at mærke en menneskealder i IT-verdenen, som er det omvendte af hundealderen. En menneskealder i IT-verdenen er kun 5 år. Hvis du ikke har fornyet dig indenfor de 5 år, så er du død og borte. I bedste fald reinkarneret som hundehandler.

E-mail arkivering blev indtil primo 2005 markedsført som løsningen på server-forstoppelse, hvilket absolut var og stadig er et godt argument for implementering af en løsning til arkivering.

Men på et tidspunkt fik konsulenterne nogle flere argumenter at spille på. De amerikanske myndigheder havde vedtaget SOX, Sarbanes Oxley regulativet. Så kunne man pludselig høre nye argumenter på seminarerne. I henhold til SOX, Sarbox eller Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act of 2002, som den rettelig hedder officielt, skulle man altså pludselig sikre sine e-mails ved hjælp af emailarkivering. Vel at mærke på grund af SOX. Også i Danmark.

Nu er jeg jo nysgerrig af natur, så jeg måtte se dette SOX regulativ og fandt det ved hjælp af Google - selvfølgelig. Downloadede det og læste det. Har du prøvet at læse 66 siders amerikansk lovgivning? Jeg har. Og det var altså svært at finde et sted, som nævnte noget som helst om e-mail arkivering.

Men det man trods alt kunne læse sig til, var at hvis man ikke overholdt Sarbanes-Oxley lovgivningen, kunne man risikere 25 års fængsel. Typisk amerikanerne. Du kan få 25 år hvis du stjæler en sandwich for tredje gang, du kan ende i Guantanamo, hvis du befinder dig det forkerte sted på det forkerte tidspunkt, og du kan altså risikere 25 år hvis du ikke har arkiveret og sikret dine e-mails.

Jeg kan godt forstå at det føg hen over hovedet på mange deltagere på disse seminarer.

Det som foredragsholderne typisk glemte var at tage bindet fra øjnene. Vi taler altså om danske forhold og man risikerer ikke noget som helst i Danmark for ikke at sikre sine data. Selv persondataloven overtrædes dagligt, uden at nogen som helst bliver tiltalt. Det er aldrig sket.

MEN på den anden side. Det som man kan uddrage af Sarbanes Oxley regulativet er, at en e-mail ER og SKAL betragtes som et forretningsdokument. Det skal behandles som et fortroligt dokument på lige fod med trykte aftaler, ordrer og klausuler. Forretningsdokumenter på papir bliver sikret og arkiveret i alle virksomheder. Og man ville ALDRIG tillade at en enkeltperson havde vigtige aftaler liggende i skrivebordsskuffen og kalde det arkivet.

Hvis en e-mail betragtes som et forretningsdokument, hvorfor lader man så medarbejdere selv stå for arkivering af e-mails? For det er jo netop hvad der sker mange steder. Medarbejdere bliver pålagt selv at finde ud af hvilke e-mails der er vigtige nok til at gemme (i deres skrivebordsskuffe eller lokalt på deres arbejdsstation) og hvilke der decideret kan slettes. Ofte med undskyldning i, at mailserverens kapacitet er ved at nå grænsen, så medarbejderen skal reducere indholdet af mailboksen.

Hvad gør en travl salgskonsulent. Han arkiverer og sletter hvad han selv anser for vigtigt og uvigtigt. Og bruger tid på det. Værdifuld tid for konsulenten og virksomheden. Med bind for øjnene. Det er da muligt at en mail bliver vigtig engang, men det bliver efter min tid.

Ingen kritik til salgskonsulenten - helt ærligt.

Men absolut kritik til virksomheden, som ikke sørger for at sikre sine forretningsdokumenter af hensyn til SOX, EuroSox, compliance, Corporate Governance, eftermælet, god forretningsskik, regulativer, lovgivning, MiFid, 3. hvidvask direktiv samt de økonomiske argumenter.

Hvis du vil have flere argumenter, så deltag i DocTech’s seminar: Sikker e-mail arkivering. Til forskel fra usikker arkivering, er det helt gratis.

På gensyn d. 5. eller 7. november.

Hvad bilder Google sig ind?

Nu kan man læse at Google har en omsætning, der ligger højere end Danmarks bruttonationalprodukt. Man kan læse at er er foretaget 37 milliarder søgninger på Google i august. De er SÅ store at det er ufatteligt på alle måder bortset fra antallet af ansatte.

Personligt har jeg for et par måneder siden investeret lidt af min kapitalpension i Google. Jeg er altså medejer af mastodonten. Selv om det ikke kan måles i hverken procenter eller promiller.

Min virksomhed, DocTech, betaler for Google Adwords.

Vi tilbyder kurser i hvordan man bliver synlig på Google og tilbyder at hjælpe med administration af Google Adwords kampagner.

Jeg har skrevet en e-bog om SEO, som jo i princippet er det samme som optimering til Google.

Vi udgiver SEO Tips & Tricks, som jo også i princippet er Google Tips og Tricks.

Alligevel kan man ikke komme i kontakt med Google på anden måde end via anonymiserede e-mails.

Som annoncør får man en e-mail med teksten:

”Kære annoncør”
”Når du har spørgsmål, vil vi gerne hjælpe dig. Fortæl os med nogle få klik, om vi gjorde det. Vi vil lytte og lære.”
”Og som altid, tak fordi du annoncerer hos os.”
”Google Adwords-teamet”

Hvad bilder de sig ind?

Fortæl os med nogle klik… og vi vil lytte og lære. Jo tak, men jeg vil tale med en person vil jeg. Jeg vil ikke klikke. Og hvordan lytter man når man ikke vil tale med nogen.

Jeg fik en anden mail, som svar på nogle spørgsmål vedrørende administration af Google Adwords kampagner. Her var der trods alt et navn på. Men kun et fornavn - Lars. Og ingen personlig e-mail adresse eller telefonnummer. Kun mailadresse til Adwords-teamet.

Kære MSN, Yahoo og alle andre konkurrenter til Google. Se så at komme op i omdrejninger og giv Google noget konkurrence og giv kunderne en bedre service.

Selv CIA er mere åben end Google. På deres hjemmeside findes både telefonnumre og navne.

Med henvisning til tidligere artikel her på bloggen om Google er Gud eller ej. Det ser ud som om de selv tror de er Guder.

Anyway. Jeg kan kun anbefale at købe aktier i Google. Det varer ikke længe før de køber Danmark og omkringliggende øer alligevel. Så hvis du vil bevare dine værdier, bliver du nødt til at købe aktier i selskabet.

Thor Pedersen kom for skade at prale af at Danmark snart kunne købe hele verden. Næh du. Det bliver Google der sluger det hele. Og du kan ikke engang ringe og klage til nogen.