Workflow system forhindres af Navision leverandør

Jeg kommer her med en advarsel.
Mit firma, DocTech, er i øjeblikket ved at implementere et faktura workflow system (i daglig tale faktura godkendelsessystem) hos en kunde. Det skal integrere med et Microsoft Navision ERP-system, som normalt er relativt enkelt at integrere med. Og det har også været intentionen med Navision lige fra dets fødsel. Vi har gjort det mange gange før.
MEN der findes åbenbart, som i vores aktuelle sag, Microsoft partnere som mener at løsninger der er leveret af dem, inkl. alle ændringer skal tilhøre dem til evig tid. De har låst tilgangen til alle indgange og selve databasen og vil ikke tillade at andre (inkl. kunden selv) har adgang til disse ændringer.
I et konkret tilfælde som vi arbejder med p.t. betyder dette, at en relativ simpel aflevering af data fra et eksternt system (vort faktura workflow system) til MS Navision løsningen kun kan foretages med omfattende hjælp fra den oprindelige leverandør af Navision løsningen. Det samme gør sig gældende vedr. processen at hente data - f.eks. kreditordata.
Navision leverandøren koster i dette tilfælde en forsinkelse af projektet på en måneds tid plus konsulentomkostninger i 100.000 kr's klassen.
Advarslen går derfor på: 1) Vær sikker på at dit firma ejer alle rettigheder til alle tilretninger til jeres ERP-system. 2) at alle tilretninger overholder Microsofts / Navisions / Dynamics interne regler for tilretninger til systemet. og 3) at der er klare retningslinier for hvad ændringer og tilretninger betyder for eventuelle fremtidige tilgange til systemet samt 4) SOM ER MEGET VIGTIGT: hvordan sikrer vi at systemet også er tilgængeligt for andre, hvis den oprindelige leverandør forsvinder - f.eks. går konkurs.
I den aktuelle situation ville vi være i millionklassen i omkostninger for bare at få afleveret data fra et system, som koster mindre end en trediedel. I forvejen taler vi nu om konsulentbistand fra Navisionleverandøren, som nærmer sig omkostningen til hele workflowsystemet.

Så et godt råd: Vær sikker på at jeres ERP-system er fremtidssikret. Det bør altid være muligt at få adgang til at levere data IND i systemet elektronisk, samt at HENTE data fra ERP-systemets database uden specielt store omkostninger. Det er altså ikke rocket science. Det nærmer sig noget jeg ikke engang tør udtale offentligt, at kræve flere måneders konsulentbistand.

P.S. Nu har jeg nævnt Navision i dette indlæg, men der findes sandelig også andre ERP-systemer, hvor tilgangen til at aflevere data bliver besværliggjort eller forhindret af aftaler / interne regler / ikke aftalte detaljer m.v.

Ring gerne til mig direkte på 5172 0152 hvis du er i tvivl.

OIO-faktura bliver til Svefaktura i Sverige

Svefakturaer er i bund og grund det samme som OIO-XML fakturaer, bare lidt tillempet svenske standarder.
Hvis du anvender LaserNet til levering af fakturaer i OIOXML i forvejen, bliver det nemt også at konvertere fakturaer til det svenske format.
Hvis du er leverandør til offentlige svenske kunder, kan en hurtig omstilling ved hjælp af LaserNet Input & Output Management System, gøre vejen kort og nem.
Kontakt DocTech allerede nu, da den svenske standard for Svefaktura træder i kraft 1. juli 2008.

Elektronisk workflow til fakturagodkendelse

Mit firma, DocTech, har netop underskrevet en aftale om levering af et system til elektronisk godkendelse af fakturaer - et såkaldt elektronisk workflow til fakturagodkendelse - til et meget stort dansk firma i milliardklassen. De har ca. 50 lokationer rundt omkring i verden og mere end 120.000 indgående fakturaer pr. år.

Det giver mig anledning til at skrive en lille klumme om emnet fakturagodkendelse, som jeg har arbejdet med i 4 forskellige firmaer og med mindst 5 forskellige systemer. Det er efterhånden længe siden jeg har berørt elektronisk fakturahåndtering her på bloggen, så det er vel på tide at følge op.

Da jeg igen gik selvstændig for et par år siden og valgte at opstarte DocTech, var jeg så heldig at komme i kontakt med det svenske firma Ascendo, som jeg fik anbefalet. Jeg havde ikke formået at overtale det firma, som jeg forlod til at investere i det ultimative workflowsystem, som jeg så et behov for. Derfor var det med stor overraskelse at jeg gennemlæste Ascendo's information på hjemmesiden. Hvis informationen holdt vand, så havde de altså udviklet det system til digital fakturagodkendelse, som jeg havde søgt igennem flere år.

Det viste sig faktisk at informationen holdt vand og det viste sig også at der var tale om garvede folk, som havde været med til at udvikle andre systemer og havde startet et nyt firma. De har fået så stor succes, at de er størst på det svenske marked i dag og netop er flyttet til nye og større lokaler. Den absolut eneste ulempe ved Ascendo er, at de har hovedkontor i Östersund, så man kommer ikke bare sådan lige forbi - og jeg missede desværre også receptionen i forbindelse med flytningen. Om vinteren er det lidt nemmere at tage sig sammen, da der ikke er så langt til skiløjperne.

Nå, tilbage til Ascendo Invoice.

Det som kan imponere en gammel rotte som mig er, at de har formået at udvikle et standardsystem til faktura godkendelse, som kan alt. KAN ALT tænker du så. Her skal lige indsparkes at jeg har præsenteret og diskuteret løsninger til fakturahåndtering med mindst 200 virksomheder i Danmark. OG jeg kan sige at det ikke er nemt at stille alle tilfreds. Der er ingen grænser for hvor mange forskellige måder, virksomheder ønsker deres fakturaer godkendt på. Ascendo Invoice kan alt hvad jeg kan huske at jeg er blevet præsenteret for af krav.

Ascendo har formået at putte alle de krav ind i et standardsystem, hvor der endnu ikke er blevet udført én eneste tilretning til en kunde. Bevares, det er ikke sådan at workflow systemet ikke har ændret sig undervejs, men der er stadig tale om et standardsystem, som er fuldstændig ens hos alle kunder.

Tænk hvad det giver af besparelser, når der skal opdateres. Alle får samme system og der er ikke 14 kunder der skal have en specialtilretning opdateret særskilt bare fordi Microsoft eller en anden producent af styresystem kommer med en ny version.

Firmaets ønsker og krav sættes op med parametre, hvilket gør Ascendo's workflow ekstremt fleksibelt. Det er Microsoft .NET baseret og afvikles via browser. Der er altså ikke noget der skal installeres på den enkelte PC. Alle der har adgang til systemet kan tilgå det fra hvor som helst i verden. Og vor nye store danske kunde kan altså godkende fakturaer fra alle lokationer i hele verden - også i junglen i Panama, hvor der arbejdes lige nu.

Én af de allerførste kunder til Ascendo Invoice fakturaworkflow var iøvrigt Intrum Justitia i Sverige. De har netop taget systemet i brug i Danmark også.

Virk.dk virker igen - nu med Nemhandel e-faktura

Dejligt at se Virk.dk portalen på ny platform i fuld funktionsdygtig stand igen, efter lang tids dyre problemer.

En ny service er netop lanceret: Nemhandel e-faktura, som gør dig istand til at indtaste fakturaer til offentlige kunder. Du undgår derved omvejen via scanningsbureau og får dermed kortere behandlingstid og ingen scanningsfejl.

Os der kun har få offentlige fakturaer pr. år takker og bukker. Så mangler vi kun det elektroniske workflow til godkendelse af de elektroniske fakturaer. Men det kan DocTech heldigvis levere ;-)