Elektronisk workflow til fakturagodkendelse

Mit firma, DocTech, har netop underskrevet en aftale om levering af et system til elektronisk godkendelse af fakturaer - et såkaldt elektronisk workflow til fakturagodkendelse - til et meget stort dansk firma i milliardklassen. De har ca. 50 lokationer rundt omkring i verden og mere end 120.000 indgående fakturaer pr. år.

Det giver mig anledning til at skrive en lille klumme om emnet fakturagodkendelse, som jeg har arbejdet med i 4 forskellige firmaer og med mindst 5 forskellige systemer. Det er efterhånden længe siden jeg har berørt elektronisk fakturahåndtering her på bloggen, så det er vel på tide at følge op.

Da jeg igen gik selvstændig for et par år siden og valgte at opstarte DocTech, var jeg så heldig at komme i kontakt med det svenske firma Ascendo, som jeg fik anbefalet. Jeg havde ikke formået at overtale det firma, som jeg forlod til at investere i det ultimative workflowsystem, som jeg så et behov for. Derfor var det med stor overraskelse at jeg gennemlæste Ascendo's information på hjemmesiden. Hvis informationen holdt vand, så havde de altså udviklet det system til digital fakturagodkendelse, som jeg havde søgt igennem flere år.

Det viste sig faktisk at informationen holdt vand og det viste sig også at der var tale om garvede folk, som havde været med til at udvikle andre systemer og havde startet et nyt firma. De har fået så stor succes, at de er størst på det svenske marked i dag og netop er flyttet til nye og større lokaler. Den absolut eneste ulempe ved Ascendo er, at de har hovedkontor i Östersund, så man kommer ikke bare sådan lige forbi - og jeg missede desværre også receptionen i forbindelse med flytningen. Om vinteren er det lidt nemmere at tage sig sammen, da der ikke er så langt til skiløjperne.

Nå, tilbage til Ascendo Invoice.

Det som kan imponere en gammel rotte som mig er, at de har formået at udvikle et standardsystem til faktura godkendelse, som kan alt. KAN ALT tænker du så. Her skal lige indsparkes at jeg har præsenteret og diskuteret løsninger til fakturahåndtering med mindst 200 virksomheder i Danmark. OG jeg kan sige at det ikke er nemt at stille alle tilfreds. Der er ingen grænser for hvor mange forskellige måder, virksomheder ønsker deres fakturaer godkendt på. Ascendo Invoice kan alt hvad jeg kan huske at jeg er blevet præsenteret for af krav.

Ascendo har formået at putte alle de krav ind i et standardsystem, hvor der endnu ikke er blevet udført én eneste tilretning til en kunde. Bevares, det er ikke sådan at workflow systemet ikke har ændret sig undervejs, men der er stadig tale om et standardsystem, som er fuldstændig ens hos alle kunder.

Tænk hvad det giver af besparelser, når der skal opdateres. Alle får samme system og der er ikke 14 kunder der skal have en specialtilretning opdateret særskilt bare fordi Microsoft eller en anden producent af styresystem kommer med en ny version.

Firmaets ønsker og krav sættes op med parametre, hvilket gør Ascendo's workflow ekstremt fleksibelt. Det er Microsoft .NET baseret og afvikles via browser. Der er altså ikke noget der skal installeres på den enkelte PC. Alle der har adgang til systemet kan tilgå det fra hvor som helst i verden. Og vor nye store danske kunde kan altså godkende fakturaer fra alle lokationer i hele verden - også i junglen i Panama, hvor der arbejdes lige nu.

Én af de allerførste kunder til Ascendo Invoice fakturaworkflow var iøvrigt Intrum Justitia i Sverige. De har netop taget systemet i brug i Danmark også.

Online Reputation Management

Online Reputation Management er en speciel niche indenfor Søgemaskinemarkedsføring.

Det drejer sig om beskyttelse af virksomheders og personers image, gode navn og rygte mod smædekampagner, dårlig omtale (berettiget eller uberettiget) eller blot gamle historier som man helst vil være foruden at se på tryk.

Historier og omtale i den daglige trykte avis er for det meste hurtigt glemt igen. Indslag på TV-avisen også - med mindre de da kører langsigtet mod kendte politikere.

Men nyheder i mediernes online udgaver bliver ikke bare sådan glemt igen. En hjemmeside eller en blog med dårlig omtale af en virksomheds produkt eller en person, bliver heller ikke glemt igen.

Hvis historien først én gang er blevet indekseret af Google vil den kunne findes til evig tid. Medierne har høj ranking på Google, så deres historier vil hænge langt fremme på søgesiderne længe. Og hvis den der skriver en dårlig omtale eller starter en smædekampagne mod et firma, et produkt eller en person på sin hjemmeside eller blog, bare ved en lille smule om søgemaskineoptimering, så kan man også risikere at den hitter på Google i meget lang tid.

En speciel ulempe ved søgemaskinernes "hukommelse" er, f.eks. at mediernes omtale af en person i forbindelse med en kriminel eller anden uheldig sag, vil kunne findes mange år efter at personen har udstået sin straf. Da mange virksomheder er begyndt at google personnavne i forbindelse med ansættelser, kan man altså risikere at blive straffet flere gange for samme forbrydelse.
Fyens Stiftstidende har skrevet en artikel om emnet under overskriften Google er den nye straffeattest. Her fortæller redaktører fra både Information og Ekstra Bladet om, at de faktisk har redigeret eller slettet historier, for at beskytte personer. Sagen er også blevet sat på dagsordenen hos Digitale Publicister, hvor man vil søge at finde etiske retningslinier.

Problemet er blot at det vil være vanskeligt at fjerne omtalen fra søgemaskinerne. Selv om man fjerner selve filen eller siden fra sin hjemmeside, vil den stadig kunne findes på Google i meget lang tid. Endvidere vil historierne ofte være udgivet på eller spredt til andre nyhedssider eller hjemmesider, hvor den jo ikke bare kan slettes uden et meget stort detektivarbejde.

Hvis man er er virksomhed der har fået dårlig omtale, som kan findes i søgemaskinerne, kan man få konsulenthjælp. Ikke til at fjerne den dårlige omtale, men til at få presset den om på side 2 eller længere ud i Google's søgeresultater. Det kan enkeltpersoner selvfølgelig også gøre, men der kan være tale om en bekostelig affære, da det vil kræve gennemgribende brug af mange metoder indenfor søgemaskinemarkedsføring.

Et eksempel er et kendt køkkenfirma, som på 8. år lever med at have et dobbelthit på side 1 i Google med dårlig omtale af virksomheden. Jeg vil gætte på at det tab virksomheden har haft på den hjemmeside, rigeligt har kunnet betale for en omgang Online Reputation Management.

LaserNet - nye kursusdatoer

LaserNet Input- og Output Management System er lidt af en multikunstner. Programmet har så mange muligheder, at det kan være svært at overskue - selv for os der arbejder med det. Der er næsten kun fantasien der sætter grænserne for, hvordan LaserNet kan styre din dokumenthåndtering.

Med LaserNet kan du modtage dokumenter i stort et hvilket som helst standardformat, udtrække data og få dem proppet ind i et eksisterende system. Et af de mere simple eksempler er modtagelse af en faktura i pdf-format fra en leverandør, udtrække metadata og få fakturaen bogført automatisk.

Et simpelt eksempel på det modsatte er, at du ønsker at levere din offentlige kunde en faktura i OIOXML format. LaserNet kan gøre dette automatisk - fuldstændig transparent for brugeren der faktuerer.

Læs mere her, hvis du vil vide mere om LaserNet.
Hvis du allerede anvender systemet, kunne du måske få brug for et LaserNet kursus