Elektronisk workflow til fakturagodkendelse

Mit firma, DocTech, har netop underskrevet en aftale om levering af et system til elektronisk godkendelse af fakturaer - et såkaldt elektronisk workflow til fakturagodkendelse - til et meget stort dansk firma i milliardklassen. De har ca. 50 lokationer rundt omkring i verden og mere end 120.000 indgående fakturaer pr. år.

Det giver mig anledning til at skrive en lille klumme om emnet fakturagodkendelse, som jeg har arbejdet med i 4 forskellige firmaer og med mindst 5 forskellige systemer. Det er efterhånden længe siden jeg har berørt elektronisk fakturahåndtering her på bloggen, så det er vel på tide at følge op.

Da jeg igen gik selvstændig for et par år siden og valgte at opstarte DocTech, var jeg så heldig at komme i kontakt med det svenske firma Ascendo, som jeg fik anbefalet. Jeg havde ikke formået at overtale det firma, som jeg forlod til at investere i det ultimative workflowsystem, som jeg så et behov for. Derfor var det med stor overraskelse at jeg gennemlæste Ascendo's information på hjemmesiden. Hvis informationen holdt vand, så havde de altså udviklet det system til digital fakturagodkendelse, som jeg havde søgt igennem flere år.

Det viste sig faktisk at informationen holdt vand og det viste sig også at der var tale om garvede folk, som havde været med til at udvikle andre systemer og havde startet et nyt firma. De har fået så stor succes, at de er størst på det svenske marked i dag og netop er flyttet til nye og større lokaler. Den absolut eneste ulempe ved Ascendo er, at de har hovedkontor i Östersund, så man kommer ikke bare sådan lige forbi - og jeg missede desværre også receptionen i forbindelse med flytningen. Om vinteren er det lidt nemmere at tage sig sammen, da der ikke er så langt til skiløjperne.

Nå, tilbage til Ascendo Invoice.

Det som kan imponere en gammel rotte som mig er, at de har formået at udvikle et standardsystem til faktura godkendelse, som kan alt. KAN ALT tænker du så. Her skal lige indsparkes at jeg har præsenteret og diskuteret løsninger til fakturahåndtering med mindst 200 virksomheder i Danmark. OG jeg kan sige at det ikke er nemt at stille alle tilfreds. Der er ingen grænser for hvor mange forskellige måder, virksomheder ønsker deres fakturaer godkendt på. Ascendo Invoice kan alt hvad jeg kan huske at jeg er blevet præsenteret for af krav.

Ascendo har formået at putte alle de krav ind i et standardsystem, hvor der endnu ikke er blevet udført én eneste tilretning til en kunde. Bevares, det er ikke sådan at workflow systemet ikke har ændret sig undervejs, men der er stadig tale om et standardsystem, som er fuldstændig ens hos alle kunder.

Tænk hvad det giver af besparelser, når der skal opdateres. Alle får samme system og der er ikke 14 kunder der skal have en specialtilretning opdateret særskilt bare fordi Microsoft eller en anden producent af styresystem kommer med en ny version.

Firmaets ønsker og krav sættes op med parametre, hvilket gør Ascendo's workflow ekstremt fleksibelt. Det er Microsoft .NET baseret og afvikles via browser. Der er altså ikke noget der skal installeres på den enkelte PC. Alle der har adgang til systemet kan tilgå det fra hvor som helst i verden. Og vor nye store danske kunde kan altså godkende fakturaer fra alle lokationer i hele verden - også i junglen i Panama, hvor der arbejdes lige nu.

Én af de allerførste kunder til Ascendo Invoice fakturaworkflow var iøvrigt Intrum Justitia i Sverige. De har netop taget systemet i brug i Danmark også.