Overflow på mailservere er stadig et problem

Efter de seneste seminarer, som DocTech har afholdt sammen med Orchestra, kan vi drage konklusionen. Mængden af mails og størrelsen af dem stiger stadig eksplosivt. Og løsningen er ikke bare at investere i flere diske. Backup vinduet bliver ved med at øge.

Vi kan også konkludere at mange virksomheder stadig benytter sig af det kendte trick med at sætte en øvre grænse for størrelsen af medarbejdernes mailbox.

Og det er en rasende dårlig løsning.

Den fremtidige værdi af en mail kan altså ikke afgøres indenfor nogle få minutter, hvor man bliver nødt til at rydde op og give plads til en mail, som medarbejderen absolut skal bruge her og nu.

Virksomhedens ledelse bliver nødt til at påtage sig ansvaret for at dokumentation, know how og integritet sikres via en sikker arkivering af e-mails. Vel at mærke i et system, som er indrettet til det. Ikke i en arkivfil på medarbejderens arbejdsstation eller laptop. Det er stadig de færreste som tager backup af disse.

Løsningen er heller ikke at lade medarbejderne arkivere på serverne. Her ligger de bare i hundredvis af kopier og optager plads, hvor der tages backup dag efter dag af de samme filer.

Næh, løsningen hedder stadig Information Lifecycle Management – ILM.

Det lyder for de fleste som et udtryk for noget, som er meget dyrt og besværligt og som kræver at IT-afdelingen bliver nedlagt i måneder.

Men det er faktisk ikke så svært. ILM med fokus på e-mails kan implementeres på ca. en uge. 1 uge. Det er for godt til at være sandt i en IT-chefs eller økonomichefs ører.

Vi er dog så sikre i vores sag, at vi tilbyder implementeringer af sikker e-mail arkivering med EmailXtender, på fast pris og typisk en uges arbejde. Vel at mærke en løsning som er blåstemplet af de amerikanske myndigheder og overholder all krav til kendte regulativer.

Og som vil aflaste servere og IT-administratorer og dermed spare penge. Samt give bedre nattesøvn til Risk Managers, Compliance Officers og Direktører som kunne risikere at være bekymrede over virksomhedens dokumentation.